学习目标

学习完本课程,您将能够：

掌握往来对账函的设置及使用。

业务场景

往来对账函处理的业务场景与客户供应商对账单一致，但支持根据业务需要进行自段的设置与编辑，系统提供预设模板与字段。

操作流程

使用对账函需要先设置对账函模板，再生成往来对账函。

1、设置对账函模板

1）新增对账函模板

登录系统后依次点击【应收应付】-【往来报表】-【对账函模板】打开对账函模板列表界面，点击右上角【新增】打开对账方案界面，根据业务需要定义对账方案并保存。

对账函模板设置相关字段说明：

①对账函模板编号：根据单据编码规则自动生成。

②对账函模板名称：必录项，手工输入。

③对账类型：当前支持【应付】和【应收】两种类型，应收即生成应收的往来对账函，应付即生成应付的往来对账函。

④备注：选填项，手工录入。

⑤单据设置：在右侧对账函数据源选择中可选择需要在对账函中体现的单据，应收对账函可包括销售出库单、销售退货单、其他收入单、其他收入退款单、客户应收初始数据、预收款单；应付对账函可包括采购入库单、采购退货单、其他支出单、其他支出退款单、供应商应付初始数据、预付款单。可点击“-”删除不需要体现的单据，点击“+”增加需要显示的单据。

⑥对账函数据源选择：系统单据默认字段已预设，如果需要增加内容，可以通过【用户字段】对应增加。用户字段设置取数来源支持设置“单据头”和“单据体”，字段类型支持“文本”、“数值”、“日期”、“基础资料”、“余额”。

a、取数来源：即本列用户字段取数的来源，支持取单据中“单据头”和“单据体”的数据。

单据头：取数来源选择单据头，表示此列的单据信息可设置取单据头的资料。
单据体：取数来源选择单据体，表示此列的单据信息可设置取单据体的资料。

b、字段名称：即在往来对账函中显示的列名称，手工输入。

c、字段类型：需要取值的字段类型，支持“文本”、“数值”、“日期”、“基础资料”、“余额”。

文本：取数来源选择“单据头”，字段类型选择“文本”，则选择单据字段时可以选择单据头的文本字段。

数值：取数来源选择“单据头”，字段类型选择“数值”，则选择单据字段时可以选择单据头的数值字段。

日期：取数来源选择“单据头”，字段类型选择“日期”，则选择单据字段时可以选择单据头的日期字段。

基础资料：取数来源选择“单据头”，字段类型选择“基础资料”，基础资料类型选择“用户”，则选择单据字段时可以选择单据头的基础资料用户的相关字段。

数值：字段类型选择“余额”，则选择直接选择“余额类型”即可。

如：若需要对账单中增加单据备注显示在对账函上为例，单击【标题行】后的编辑按钮，取数来源设置为“单据头”，设置字段标题“单据备注”，字段类型选择“文本”，再点击确定完成标题行设置。然后点击对应单据（如销售出库单和销售退货单）的编辑按钮，选择单据字段“单据头：单据备注”点击确定，设置完成后点击下方的【保存】，在对账函发布后即可在对账函中即可显示销售出库单和销售退货单的单据备注。

2）对账函模板管理

在对账函模板列表中可对模板进行生成对账函、删除、禁用、启用等操作。

①生成对账函：勾选需要生成对账函的模板，点击“生成对账函”即可生成对账函。

②删除：不需要使用的对账函模板可以直接删除，已生成过对账函的模板也可以删除，且删除后不能恢复，可重新新增，请谨慎操作。

③禁用：不需要使用的对账函模板可以禁用，禁用后将不能再生成对账函。

④启用：禁用后的对账函模板若需要再生成对账函可重新启用。

2、对账函模板发布

对账函模板发布即可生成对账函。将对账文案保存后，通过【对账函模板列表】，选择对账方案，单击【生成对账函】，选择日期范围、供应商等信息确定即可。

生成对账函参数设置说明：

1）日期依据：支持根据单据日期或结算日期进行对账。

2）对账开始日期和对账截止日期：即对应的对账时间范围

3）供应商/客户：可以录入指定供应商，如果不录入，则取所有供应商

4）业务员：可以录入指定业务员，指定后则单据上录入了对应业务员的，才在对账函中显示。用于按业务员进行往来对账的场景，不指定，则对账函不按业务员取对账数据。

5）部门：可以录入指定部门，指定后则单据上录入了对应部门的，才在对账函中显示。用于按部门进行往来对账的场景，不指定，则对账函不按部门取对账数据。

6）按对账主体生成多份对账函：勾选后，如果对账函涉及到多个对账主体，则会自动按不同的主体生成多份对账函。不勾选则合并生成一份。

如：应收对账函的客户选择A客户和B客户时，勾选了“按对账主体生成多份对账函”参数，则会分别生成A客户和B客户的两份对账函。

3、往来对账函查询

生成对账函后可通过【应收应付】-【往来报表】-【往来对账函】，即可进入往来对账函列表。点击对应的对账函编号，或双击。即可查看生成的往来对账函，可以打印或引出用于对账。

【温馨提示】

对账函模板已生成了对账函后，若有新增、修改、删除等业务操作，需要重新生成新的对账函查看。

往来对账函的设置及使用

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